공문서 작성방법 공문서 작성예시 공문서 작성법

공문서의 작성은 기본적으로 행정안전부에서 공표하는 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정에 근거하고 있습니다.

또한 행정안전부에서는 행정업무운영 편람을 발간하여 기준을 제시하고 있습니다.

이 편람은 1991년 사무관리규정 제정 시 처음 발간된 이후 2011년에 행정업무의 효율적 운영 규정으로 개정되었고, 2016년에 다시 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정으로 개정되었으며 2017. 10. 17. 내용이 일부 개정됨에 따라 2018년 행정업무운영 편람까지 나온 상태입니다.

이 글은 최신의 법령 정보를 반영하였으며 행정효율과 협업 촉진에 관한 규정의 내용을 살펴보면 공문서 쉽고 바르게 쓰기 및 행정용어 순화도 눈에 띄이는 변화이긴 하나 이 부분은 다른 포스팅으로 자세하게 안내하겠습니다.

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공문서의 정의

행정상 공문서라 함은 행정기관 또는 공무원이 직무상 작성하고 처리한 문서 및 행정기관이 접수한 문서를 말합니다.

행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제3조제1호에는 "공문서란 행정 기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다)와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다."라고 규정하고 있습니다.

한편 형법에서 말하는 공문서라 함은 공무소 또는 공무원이 그 명의로써 권한 내에서 소정의 형식에 따라 작성한 문서를 말하며 공문서 위조, 변조, 허위공문서 등의 작성 및 행사 등 공문서에 관한 죄(형법 제225조 내지 제230조, 제235조 및제237조)를 규정하여 공문서의 진정성을 보호하고 있는데 일반적으로 공문서에 관한 죄는 사문서에 관한 죄보다 무겁게 처벌되고 있습니다.

모든 행정 업무는 문서로 시작해서 문서로 끝난다는 말이 있듯이 대부분의 행정 활동은 문서로 이루어 집니다.

 

공문서의 효력발생 시기

행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정은 문서가 수신자에게 도달됨으로써 그 효력을 발생하되, 전자문서는 수진자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력됨으로써 그 효력을 발생한다고 규정하고 있어 도달주의를 원칙으로 하고 있습니다.

 

공고문서의 효력 발생

고시, 공고 등 공고문서는 그 문서상에 효력 발생 시기를 명시하고 있지 않으면 그 고시 또는 공고가 있은 날부터 5일이 경과한 때에 효력이 발생합니다.

여기서 5일의 경과기간은 일반에게 그 내용을 알리는데 필요한 최소한의 주지기간으로 볼 수 있기 때문에 공고문서에 효력발생 시기를 명시하는 때에는 최소한 5일 이상의 주지기간을 주어야 할 것입니다.

다만 행정절차법 제15조제3항에서 "제14조제4항의 경우 다른 법령 등에 특별한 규정이 없으면 공고일로부터 14일이 경과한 때에 그 효력이 발생한다"라고 규정하고 있는데 여기서 14일의 경과기간은 처분, 신고, 행정상 입법예고, 행정예고 및 행정지도의 절차에 관하여 송달받을 자에게 공고를 통하여 송달하는 경우에 한하여 우선적으로 적용된다 할 것입니다.

 

공문서의 작성 기준

가. 숫자 등의 표시

  1) 숫자

아라비아 숫자로 쓴다.

  2) 날짜

숫자로 표기하되 연, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 마침표를 찍어 표시한다.

    <예시>2011. 12. 12.

  3) 시간

시, 분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되 시, 분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다.

<예시> 오후 3시 20분(X), 15:20(O)

  4) 금액

금액을 표시할 때에는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재한다.

<예시>금112,340원(금일십일만이천삼백사십원)

 

나. 바코드 등 표시

문서에는 시각장애인 등의 편의 도모를 위해 음성정보 또는 영상정보 등이 수록되거나 연계한 바코드 등을 표기할 수 있다. 이 경우 바코드는 문서 상단의 행정기관명 표시줄의 오른쪽 끝에 2cm*2cm

 

다. 문서의 쪽 번호 등 표시

1) 쪽 번호 등의 개념

  2장 이상으로 이루어진 중요 문서의 앞장과 뒷장의 순서를 명백히 하기 위하여 매기는 번호를 말한다.

2) 쪽 번호 등의 표시 대상문서

  가) 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

  나) 사실관계나 법률관계의 증명에 관계되는 문서

  다) 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서

3) 표시방법

  가) 전자문서

    (1)쪽 번호: 각종 즉명 발급 문서외의 문서에 표시

      (가) 중앙 하단에 일련번호를 표시하되 문서의 순서 또는 연결관계를 명백히 할 필요가 있는 중요 문서에는 해당 문서의 전체 쪽수와 그쪽의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시한다.

<예시> 1, 2, 3, 4 또는 4-1, 4-2, 4-3, 4-4로 표시

      (나) 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 쪽수를 부여한다.

    (2) 발급번호: 각종 증명 발급 문서의 왼쪽 하단에 표시

 <예시> 단말번호-출력년월일/시,분,초-발급일련번호-쪽번호

  나)종이문서: 관인으로 간인 또는 천공

 

라. 발의자 및 보고자의 표시

정책실명제를 실현하기 위하여 1998. 7. 1. 사무관리규정을 개정하여 기안문에 발의자와 보고자를 표시하도록 규정하였다.

1) 발의자 및 보고자의 개념

발의자란 기안하도록 지시하거나 스스로 기안한 사람을 말하는데 지시여부는 기안 내용의 구체성 여부를 감안하여 판단한다. 또한 보고자란 결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다.

 

마. 항목의 구분

1) 항목의 표시

문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 다음 구분에 따라 그 항목을 순서대로 표시하되, 필요한 경우에는 □, ○, 󰠏, ∙ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다(규칙 제2조제1항).

구 분	항 목 기 호	비 고
첫째 항목 둘째 항목 셋째 항목 넷째 항목 다섯째 항목 여섯째 항목 일곱째 항목 여덟째 항목	1., 2., 3., 4., … 가., 나., 다., 라., … 1), 2), 3), 4), … 가), 나), 다), 라), … (1), (2), (3), (4), … (가), (나), (다), (라), … ①, ②, ③, ④, … ㉮, ㉯, ㉰, ㉱, …	둘째, 넷째, 여섯째, 여덟째 항목의 경우, 하., 하), (하), ㉻ 이상 계속되는 때에는 거., 거), (거), , 너., 너), (너), … 로 표시

2) 표시위치 및 띄우기

가)첫째 항목기호는 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작한다.

나)둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작한다.

다)항목이 한줄 이상인 경우에는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬한다.

   (예시: Shift+Tab 키 사용)

라) 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄운다.

마)하나의 항목만 있는 경우에는 항목기호를 부여하지 아니한다.

 

수신∨∨○○○장관(○○○과장) (경유) 제목∨∨○○○○○ 1.∨○○○○○○○○○○○ ∨∨가.∨○○○○○○○○○○○ ∨∨∨∨1)∨○○○○○○○○○○○ ∨∨∨∨∨∨가)∨○○○○○○○○○○○ ∨∨∨∨∨∨∨∨(1)∨○○○○○○○○○○○ ∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨(가)∨○○○○○○○○○○○ 2.∨○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○

※ 2타(∨∨ 표시)는 한글 1자, 영문·숫자 2자에 해당함

 

주로 많이 틀리는 부분은 문서의 끝 표시입니다.

가)본문 내용의 마지막 글자에서 한글자(2타) 띄우고 "끝"표시를 합니다.

  (예시)....주시기 바랍니다.vv끝.

나) 첨부물이 있으면 표시문 다음에 한글자(2타) 띄우고 끝 표시를 합니다.

  (예시) 붙임 1. 서식 승인 목록 1부.

                 2. 승인 서식 2부.  끝.

다) 본문 또는 붙임 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우에는 그 다음줄의 왼쪽 기본선에서 한글자 띄우고 끝 표시를 한다.